Udnyt hele potentialet i Microsoft 365: De værktøjer, du (måske) overser

De fleste virksomheder har i dag Microsoft 365 som den centrale platform i deres IT-miljø. Det er her, mails sendes, møder holdes, og dokumenter deles og redigeres. For mange udgør Outlook, Teams og Word hoveddelen af den daglige brug.

Men Microsoft 365 rummer langt mere end det. Mange af de mest værdifulde funktioner bliver aldrig taget i brug – enten fordi de er mindre synlige, eller fordi man ikke ved, at de allerede er inkluderet i licensen.

Det betyder, at din virksomhed måske går glip af værktøjer, der kan gøre hverdagen nemmere, sikre data bedre og automatisere trivielle opgaver.

I denne blog dykker vi ned i de funktioner, du (måske) ikke bruger endnu, men som har potentiale til at skabe reel værdi for din forretning.

Microsoft 365 er mere end Outlook og Teams

For mange virksomheder starter og slutter Microsoft 365 med e-mail, møder i Teams og måske lidt dokumentdeling i OneDrive. Men virkeligheden er, at Microsoft 365 er en komplet platform: En digital værktøjskasse, der dækker alt fra daglig produktivitet til compliance, sikkerhed, vidensdeling og automatisering.

Det store problem er, at mange funktioner forbliver ukendte eller ubrugte. De ligger i baggrunden, mens organisationen kæmper med manuelle arbejdsgange, dårligt integrerede systemer og manglende overblik. I mellemtiden betaler man for licenser, der allerede rummer løsningerne. Ved at udnytte det fulde potentiale i Microsoft 365 kan du:

• Forbedre medarbejdernes produktivitet ved at samle arbejdsopgaver ét sted og minimere værktøjsskift

• Automatisere manuelle processer med fx Power Automate og Power Apps

• Styrke sikkerheden gennem avanceret adgangsstyring, kryptering og databeskyttelse

• Fastholde viden og trivsel via moderne lærings- og kommunikationsværktøjer som Viva og Delve

• Skabe sammenhæng mellem dine eksisterende systemer og Microsoft 365’s centrale hub

Microsoft 365 er en platform, der kan tilpasses og skaleres efter jeres forretningsbehov. Men det kræver, at du kender til mulighederne og tør aktivere dem.

Lad os dykke ned i nogle af de mest oversete, men værdifulde, værktøjer.

1. Microsoft Viva – trivsel, viden og læring i ét

Microsoft Viva er et af de nyeste og mest ambitiøse tiltag i Microsoft 365-universet. Viva er ikke bare et nyt intranet. Det er en komplet medarbejderoplevelsesplatform, designet til at støtte trivsel, læring, kommunikation og vidensdeling på moderne arbejdspladser.

Særligt i organisationer med hybride arbejdsformer, hvor det fysiske fællesskab er begrænset, giver Viva en vigtig bro. Platformen integreres direkte i Teams og skaber et centralt sted, hvor medarbejdere kan:

• Få adgang til virksomhedens nyheder og intern kommunikation

• Deltage i e-læringsforløb og mikrokurser via Viva Learning

• Finde relevant dokumentation og eksperter med Viva Topics

• Få indsigt i arbejdstid og mødekultur gennem Viva Insights

Resultatet er en mere sammenhængende arbejdsdag, hvor viden ikke forsvinder mellem afdelinger, og hvor medarbejdere føler sig mere engagerede og opdaterede – også når de arbejder hjemmefra.

2. Microsoft Defender for 365 – skjult beskyttelse i hverdagen

Sikkerhed er en forudsætning for digitalt arbejde, men det behøver ikke være kompliceret. Microsoft Defender er en sikkerhedsløsning, som mange virksomheder allerede har adgang til via deres Microsoft 365-licens, men som ofte ikke bliver aktiveret fuldt ud.

Defender beskytter proaktivt mod trusler som phishing, malware, ransomware og social engineering – særligt gennem e-mail og brugeradgang. Løsningen fungerer diskret i baggrunden og analyserer mails, links, vedhæftede filer og brugeradfærd i realtid.

Hvis noget mistænkeligt opfanges, handles der automatisk: farlige mails fjernes, brugeren advares, og IT får besked. Det hele kan overvåges og justeres via en brugervenlig portal, hvor du får overblik over hændelser, tendenser og potentielle risici.

For virksomheder, der ønsker at styrke deres sikkerhed uden at øge kompleksiteten, er Defender for 365 et stærkt valg. Ikke mindst fordi det allerede er integreret i det system, dine medarbejdere bruger hver dag.

3. Microsoft Entra – kontrol over adgang og rettigheder

I en tid hvor medarbejdere logger på fra forskellige enheder, lokationer og netværk, er adgangsstyring blevet en strategisk nødvendighed. Microsoft Entra er Microsofts moderne platform til identitets- og adgangsstyring, som giver dig fuld kontrol over, hvem der har adgang til hvilke systemer og data og hvornår.

Tidligere kendt som Azure Active Directory (Azure AD), er Entra nu en samlet løsning, der integrerer funktioner som betinget adgang, identitetsbeskyttelse og verificerede identiteter under ét brand. Mange virksomheder bruger allerede teknologien blot under det gamle navn.

Med Entra kan du definere detaljerede adgangsregler, som tilpasser sig brugerens rolle, placering og enhed. Du kan for eksempel tillade adgang til følsomme systemer kun fra virksomhedens netværk eller kræve multifaktor-godkendelse ved login uden for kontoret.

Entra understøtter også automatisering: Når en medarbejder skifter rolle, ændres adgangen automatisk. Når en konto skal fjernes, lukkes alle tilknyttede rettigheder uden manuel indsats.

Det giver IT-afdelingen ro i maven og sikrer, at compliance overholdes. For virksomheder i regulerede brancher – som finans, sundhed og offentlig sektor – er Entra en vigtig komponent i at undgå datalæk og utilsigtet adgang, uden at hæmme effektivt arbejde.

4. Power Platform – automatisér og skab dine egne løsninger

Mange virksomheder har processer, der er præget af regneark, manuelle godkendelser og gentagne mails frem og tilbage. Det er spild af tid, og der er risiko for fejl. Med Power Platform kan du nemt bygge løsninger, der fjerner disse flaskehalse.

Power Platform består af tre nøglekomponenter:

• Power Automate: Bruges til at automatisere processer som godkendelsesflows, notifikationer og dataoverførsler. F.eks. kan du opsætte en automatisk besked, når en SharePoint-fil ændres, eller når en kundeopgave flyttes i et CRM-system.

• Power Apps: Giver mulighed for at bygge små, brugervenlige apps til specifikke opgaver, som fx intern registrering, formularer, forespørgsler eller tjeklister. Alt sammen uden behov for kodning eller ekstern udvikling.

• Power BI: Samler data på tværs af systemer og visualiserer dem i dynamiske dashboards. Ledergrupper kan hurtigt se udvikling, status og tendenser uden at vente på Excel-udtræk.

Det bedste? Power Platform er allerede integreret i Microsoft 365. Det betyder, at løsningerne kan bruges direkte i Teams eller SharePoint og nemt kobles til eksisterende systemer.

For virksomheder, der ønsker at arbejde smartere og ikke bare hurtigere, er Power Platform et oplagt sted at starte.

5. Microsoft Loop – samarbejde på tværs i realtid

I en klassisk arbejdsgang oprettes dokumenter i Word, mødenoter i OneNote og opgaver i Planner – alt sammen i hver sin silo. Det fungerer, men kræver konstant opdatering og synkronisering på tværs.

Microsoft Loop ændrer denne tilgang ved at introducere fleksible og delbare indholdselementer, der kan leve flere steder på samme tid. Forestil dig en opgaveliste, der både vises i et Teams-møde, en mailtråd og et OneNote-dokument – og som opdateres live, uanset hvor ændringen foretages. Det betyder, at du og dine kolleger kan:

• Brainstorme sammen under et møde og bruge resultatet direkte i det næste dokument

• Dele opgavelister på tværs af Teams og holde alle synkroniseret

• Undgå versionering og misforståelser – alle ser det samme, samtidig

Loop er særligt effektivt i agile miljøer, hvor information skifter hurtigt, og hvor flere teams skal arbejde parallelt. Det giver en mere flydende og moderne samarbejdsform, som fjerner friktion og sparer tid.

6. Delve og eDiscovery – få styr på din viden og dine data

I takt med at virksomheder håndterer større mængder digital information, bliver det sværere at finde det, man leder efter samt holde styr på, hvad der ligger hvor. Her tilbyder Microsoft 365 to funktioner, som mange overser: Delve og eDiscovery.

Delve fungerer som en personlig vidensassistent. Den foreslår dokumenter og kollegaer, du bør kende til, baseret på dit arbejde og dine forbindelser. På den måde opdager du viden, du måske ikke vidste eksisterede og får hurtigere adgang til relevante filer og samarbejdspartnere.

eDiscovery er især relevant for virksomheder med juridiske krav om dataopbevaring. Her kan du søge, indsamle og beskytte data i forbindelse med interne undersøgelser, konflikter eller revisionskrav. Det sikrer, at intet slettes ved en fejl, og at du har dokumentation, hvis behovet opstår.

Hvordan kommer du i gang med at udnytte hele din Microsoft 365-licens?

Mange virksomheder udnytter kun en brøkdel af de funktioner, de allerede betaler for i Microsoft 365. Men hvordan aktiverer man det fulde potentiale uden at drukne i muligheder?

Skab først overblik
Begynd med at kortlægge jeres nuværende brug af Microsoft 365. Hvilke værktøjer er i drift? Hvor opstår der manuelle processer, dobbeltarbejde eller ventetid? Denne analyse er afgørende for at vælge de rigtige steder at starte.

Vælg ét fokusområde ad gangen
Udvælg et konkret behov som fx bedre opgavestyring, sikkerhedsautomatisering eller styrket kommunikation. Herefter kan du tage et enkelt værktøj i brug, fx Power Automate til at strømline godkendelsesflows eller Viva til medarbejderengagement. Start småt og byg videre derfra.

Involvér både IT og forretningen
Det er vigtigt, at både tekniske og forretningsmæssige perspektiver er med. Brugerne skal opleve værdi, og løsningen skal passe ind i jeres struktur og kultur. Samarbejdet mellem afdelinger sikrer, at værktøjerne ikke ender som oversete ikoner i en værktøjslinje.

Sæt klare rammer fra starten
Når nye værktøjer implementeres, bør governance og sikkerhed være tænkt ind fra begyndelsen. Microsoft 365 giver dig værktøjer til at styre rettigheder, data og compliance, men de skal konfigureres aktivt.

Sørg for træning og opbakning
Ingen løsning skaber værdi uden engagerede brugere. Giv medarbejdere tid og støtte til at lære værktøjerne at kende. Forklar ikke kun hvordan, men også hvorfor de skal bruges. Det øger adoption og sikrer forankring i hverdagen.

Få hjælp til at accelerere processen
Hvis du mangler tid eller ressourcer til at drive processen internt, står RackPeople klar til at hjælpe. Vi kender Microsoft 365 i dybden, og vi ved, hvordan man udnytter hele pakken, ikke kun standardfunktionerne. Uanset om du er i gang med optimering eller skal starte forfra, kan vi guide dig sikkert gennem processen.

Mere værdi med det, du allerede har

Microsoft 365 er en platform, der rummer langt mere end de fleste virksomheder udnytter. Bag de velkendte programmer som Outlook og Teams gemmer sig en lang række værktøjer, der kan løfte både produktivitet, sikkerhed og samarbejde til et helt nyt niveau.

Ved at aktivere de rette funktioner og bruge dem strategisk kan du:

• Øge engagement og trivsel blandt medarbejderne

• Forbedre datasikkerheden og styrke jeres compliance

• Automatisere tidskrævende manuelle processer

• Skabe et fleksibelt og sammenhængende digitalt samarbejdsmiljø

Men det kræver mere end bare klik og installation. Det kræver indsigt, planlægning og en struktureret tilgang for at sikre, at værktøjerne bliver brugt rigtigt og skaber reel forretningsværdi.

Vil du sikre, at din organisation får det fulde udbytte af Microsoft 365?
Kontakt RackPeople – vi hjælper dig med at identificere dine muligheder, konfigurere løsningen og sikre, at den skaber værdi fra første dag.