Opsætning af sikker mail Outlook 365: En guide til at optimere din e-mail for både sikkerhed og effektivitet

E-mail er en af de mest anvendte kommunikationskanaler i virksomheder. Men samtidig er det også en af de mest sårbare, når det kommer til cyberangreb og databrud. Med phishing-angreb og malware-spredning gennem e-mail er det nødvendigt at sikre, at dine e-mailsystemer er beskyttet mod trusler. En sikker mail i Outlook 365 er en effektiv måde at sikre din e-mailkommunikation og beskytte både interne og eksterne data.

Outlook 365 er en af de mest anvendte e-mailtjenester for B2B-virksomheder og tilbyder en række sikkerhedsfunktioner, der kan hjælpe med at beskytte dine e-mails og opretholde effektiviteten. I denne blog vil vi gå igennem, hvordan du opsætter en sikker mail Outlook 365 for at optimere både sikkerhed og produktivitet, så din virksomhed kan kommunikere effektivt og sikkert.

Sikker mail Outlook 365

At opsætte en sikker mail i Outlook 365 kræver, at du implementerer en række sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter dine e-mails mod cybertrusler. Heldigvis tilbyder Outlook 365 en række værktøjer og funktioner, der kan hjælpe dig med at sikre din e-mailkommunikation.

1. Aktivér multifaktorautentifikation (MFA)

En af de vigtigste sikkerhedsforanstaltninger, du kan tage for at opnå en sikker mail Outlook 365, er at aktivere multifaktorautentifikation (MFA). MFA tilføjer et ekstra lag af sikkerhed til din konto ved at kræve, at brugerne gennemgår to eller flere autentifikationsmetoder, før de får adgang til deres e-mailkonto. Dette betyder, at selv den stærkeste adgangskode ikke er tilstrækkelig til at få adgang til følsomme oplysninger i Outlook 365. Typisk kan MFA omfatte en kombination af følgende autentifikationsmetoder:

• Noget, du ved: En adgangskode eller PIN-kode, som kun brugeren kender.

• Noget, du har: En autentifikationsapp, der genererer en engangskode, eller en SMS-kode sendt til telefonen.

• Noget, du er: Biometrisk autentifikation som fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse.

MFA fungerer som et stærkt værn mod uautoriseret adgang. Selv hvis en hacker får fat i en brugers adgangskode (f.eks. via phishing eller en datalækage), vil de stadig ikke kunne få adgang til systemet uden den anden nødvendige faktor. Denne funktion er særligt effektiv, da den beskytter mod de mest almindelige angrebsmetoder, som er afhængige af stjålne loginoplysninger.

I Outlook 365 kan du nemt aktivere MFA ved at bruge Microsoft Authenticator-appen eller andre MFA-metoder, der er integreret i platformen. Det giver ikke kun ekstra beskyttelse, men hjælper også med at opfylde de sikkerhedsmæssige krav, der er nødvendige for at beskytte følsomme data, især når du arbejder med eksterne samarbejdspartnere eller kunder.

Hvordan MFA virker i praksis:

Når MFA er aktiveret, vil en bruger blive bedt om at indtaste deres adgangskode som normalt, og derefter skal de gennemgå en anden autentifikationsmetode. Dette kan være en SMS-kode sendt til deres telefon eller en engangskode genereret af en autentifikationsapp. Kun når begge faktorer er korrekt bekræftet, får brugeren adgang til deres e-mailkonto.

MFA er derfor en af de mest effektive måder at forhindre, at uautoriserede personer får adgang til virksomhedens e-mailsystemer. Det beskytter især mod angreb, der fokuserer på at stjæle loginoplysninger, hvilket er en af de mest almindelige metoder, som hackere bruger til at infiltrere systemer.

2. Kryptering af e-mails

Kryptering af e-mails er en anden vigtig funktion for at sikre, at dine e-mails forbliver private. Når du sender følsomme oplysninger via e-mail, kan de blive opsnappet. Office 365 Message Encryption (OME) er en funktion, der giver dig mulighed for at sende krypterede e-mails både internt og eksternt. Dette betyder, at kun den ønskede modtager kan læse indholdet af din e-mail.

Kryptering hjælper med at beskytte data mod uautoriseret adgang, og det er især vigtigt, når du arbejder med følsomme oplysninger som personlige data, finansielle oplysninger eller kontrakter. OME gør det muligt at beskytte disse data uden at komplicere arbejdsprocesserne for medarbejderne. Kryptering af e-mails hjælper også med at opfylde lovgivningskrav som GDPR, der kræver beskyttelse af persondata.

Ved at aktivere kryptering kan du sikre, at dine e-mailsystemer opfylder både interne sikkerhedspolitikker og eksterne lovgivningskrav, samtidig med at kommunikationen forbliver privat.

Sådan aktiverer du kryptering i Outlook 365:

1. Gå til Outlook 365’s indstillinger: Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne, og vælg “Se alle Outlook-indstillinger”.

2. Vælg ‘Mail’ og derefter ‘Sikkerhed’: Under “Sikkerhed” kan du finde muligheden for at aktivere e-mailkryptering.

3. Vælg krypteringsindstillinger: Du kan vælge at kryptere e-mails automatisk eller manuelt ved at tilføje en krypteringsregel til din indbakke.

4. Test krypteringen: Send en test-e-mail til dig selv for at sikre, at krypteringen fungerer som ønsket.

3. Implementér e-mailfiltrering og spambeskyttelse

En anden vigtig sikkerhedsforanstaltning er at implementere e-mailfiltrering og spambeskyttelse for at beskytte din mail i Outlook 365 mod phishing-angreb og skadelig software. Outlook 365 tilbyder indbyggede spamfiltre, der automatisk identificerer og markerer mistænkelige e-mails som spam, så de ikke når din indbakke.

Du kan justere sikkerhedsindstillingerne i Outlook 365 for at sikre, at dine spamfiltre er aktive og arbejder effektivt. Du kan også tilføje brugerdefinerede regler, der automatisk filtrerer e-mails fra specifikke afsendere eller med bestemte nøgleord.

Phishing-angreb er en af de mest almindelige måder, ransomware og malware spreder sig gennem e-mail, så en stærk spambeskyttelse er afgørende for at beskytte din virksomheds data. Ved at implementere disse funktioner kan du reducere risikoen for, at medarbejdere ved et uheld åbner en farlig e-mail og inficerer virksomhedens systemer.

Sådan justerer du sikkerhedsindstillinger i Outlook 365:

1. Gå til indstillingerne: Klik på tandhjulsikonet og vælg “Se alle Outlook-indstillinger”.

2. Vælg ‘Mail’ og ‘Junk email’: Under ‘Junk email’ kan du justere indstillingerne for spamfiltrering.

3. Aktiver filtrering af phishing-e-mails: Aktivér indstillingerne for at filtrere phishing og spam e-mails, og indstil, hvordan mistænkelige e-mails skal håndteres.

4. Skab brugerdefinerede filtre: Du kan oprette specifikke regler, der automatisk markerer eller fjerner e-mails fra bestemte afsendere, der anses som potentielt farlige.

4. Data Loss Prevention (DLP)

En vigtig funktion til at beskytte følsomme oplysninger er Data Loss Prevention (DLP). DLP hjælper med at forhindre, at personlige eller følsomme oplysninger utilsigtet sendes ud af din organisation. Med DLP kan du oprette regler, der automatisk opdager og beskytter følsomme data, såsom kreditkortnumre, personnumre og sundhedsoplysninger, når de deles via e-mail.

Du kan tilpasse DLP-politikker i Outlook 365, så de passer til din virksomheds specifikke behov. For eksempel kan du oprette regler, der advarer brugere, hvis de forsøger at sende følsomme oplysninger uden kryptering eller uden at følge sikkerhedspolitikkerne. DLP giver også mulighed for at overvåge e-mailaktivitet og rapportere om eventuelle sikkerhedshændelser.

Ved at implementere DLP-politikker kan du sikre, at følsomme oplysninger aldrig forlader organisationen ved et uheld samt beskytte din virksomhed mod datalækager og brud på datasikkerheden.

Sådan aktiverer du DLP i Outlook 365:

1. Gå til Microsoft 365 Compliance Center: Log ind og vælg “Compliance” fra venstre menu.

2. Vælg ‘Data loss prevention’: Klik på “Data loss prevention” under “Solutions”.

3. Opret en DLP-politik: Klik på “Create a policy” og vælg en skabelon eller opret en brugerdefineret politik.

4. Vælg beskyttelsesniveau: Definér, hvilke data der skal beskyttes, og hvilke handlinger der skal tages (f.eks. blokering eller advarsel).

5. Aktivér politikken: Klik på “Turn on policy” for at aktivere DLP-politikken i din organisation.

5. E-mailopbevaring og arkivering

En vigtig funktion, som Outlook 365 tilbyder, er e-mailopbevaring og arkivering. Dette hjælper med at sikre, at e-mails opbevares korrekt og er tilgængelige for revision og compliance-formål. For virksomheder, der arbejder med følsomme data eller er underlagt lovgivning som GDPR, er korrekt opbevaring af e-mails et krav.

Når du implementerer e-mailopbevaring og arkivering, får du ikke kun et system til at opbevare e-mails, men også en metode til at sikre, at de e-mails, der er vigtige for virksomhedens operationer, er tilgængelige til enhver tid. Outlook 365 giver mulighed for at arkivere gamle e-mails, så de kan blive opbevaret sikkert uden at fylde på serverens primære lagringsplads.

Fordele ved e-mailopbevaring og arkivering:

• Sikker opbevaring af data: Du kan sikre, at alle e-mails gemmes korrekt og ikke slettes uden korrekt autorisation. Dette hjælper med at beskytte følsomme oplysninger, som kunne være nødvendige for juridiske formål.

• Compliance med lovgivning: I mange brancher kræves det, at virksomheder opbevarer e-mails i en vis periode for at opfylde lovgivningsmæssige krav. Med Outlook 365 kan du konfigurere regler for opbevaring og sletning af e-mails, så du overholder gældende lovgivning.

• Lettere adgang: Arkiverede e-mails kan hurtigt findes og hentes frem, når der er behov for dem. Dette gør det lettere at finde historik over samtaler eller data, som kan være nødvendige for revision eller intern analyse.

Ved at konfigurere e-mailopbevaringspolitikker kan du sikre, at gamle e-mails ikke slettes utilsigtet, og at de opbevares sikkert i overensstemmelse med lovgivningen. Denne funktion giver både ro i sindet og en metode til at holde styr på virksomhedens kommunikative optegnelser.

6. Overholdelse af GDPR og andre lovgivninger

Når du arbejder med sikker mail Outlook 365, er det ikke kun vigtigt at implementere de rette sikkerhedsløsninger, men også at sikre, at du overholder de relevante databeskyttelseslove som GDPR. GDPR stiller krav om, hvordan personlige data behandles, opbevares og overføres. Eftersom mange følsomme oplysninger ofte deles via e-mail, er det vigtigt at have styr på både sikkerhed og compliance.

Microsoft 365 tilbyder en række compliance-værktøjer, der hjælper virksomheder med at opfylde kravene i GDPR og andre internationale databeskyttelsesregler. For eksempel tilbyder platformen indbygget overvågning af e-mailaktivitet, så du kan sikre, at data behandles korrekt og i overensstemmelse med lovgivningen.

Vigtige funktioner for compliance i Outlook 365:

• Revisionsspor: Outlook 365 giver mulighed for at holde styr på alle e-mailaktiviteter og ændringer. Dette betyder, at du nemt kan spore, hvem der har tilgået følsomme data, og hvad der er blevet gjort med dem.

• Dataretention policies: Du kan konfigurere politikker for, hvordan data opbevares og behandles. Dette sikrer, at personlige oplysninger ikke bliver opbevaret længere end nødvendigt og at de kan slettes korrekt i henhold til GDPR-kravene.

• Compliance Center: Microsoft 365 har et Compliance Center, hvor du kan få indsigt i din virksomheds compliance-status og få hjælp til at håndtere databeskyttelse på en måde, der overholder lovgivningen.

Disse funktioner gør det nemmere for din virksomhed at beskytte kundernes personlige oplysninger og sikre, at du overholder databeskyttelseslovgivningen. For startups og små virksomheder, der måske ikke har et dedikeret compliance-team, giver Microsoft 365 de nødvendige værktøjer til at håndtere lovgivningskrav effektivt. 

Hvordan RackPeople kan hjælpe med opsætningen af sikker mail Outlook 365

RackPeople tilbyder professionel hjælp til implementeringen af sikker mail Outlook 365. Vi forstår, at IT-sikkerhed og databeskyttelse er afgørende for din virksomhed, og vores team kan hjælpe dig med at opsætte og administrere dine e-mailsystemer, så de opfylder de højeste sikkerhedsstandarder.

1. Implementering af sikkerhedsløsninger

Vores eksperter kan hjælpe med at implementere de nødvendige sikkerhedsfunktioner i Outlook 365, herunder MFA, kryptering og spambeskyttelse. Vi arbejder tæt sammen med din virksomhed for at sikre, at alle e-mailkommunikationer er beskyttede mod cyberangreb.

2. Løbende support og vedligeholdelse

RackPeople tilbyder løbende support og vedligeholdelse af din Outlook 365-løsning, så du altid er beskyttet mod de nyeste trusler. Vi holder dine systemer opdaterede og sørger for, at sikkerhedsforanstaltningerne fungerer optimalt.

3. Compliance og databeskyttelse

RackPeople hjælper også med at sikre, at din sikker mail Outlook 365-løsning er i overensstemmelse med GDPR og andre databeskyttelsesregler. Vi implementerer sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter dine data, og hjælper dig med at opfylde lovgivningens krav.

Konklusion

Erhvervstelefoni og databeskyttelse er afgørende for at beskytte din virksomheds kommunikation og sikre, at dine data forbliver private. Med Outlook 365 kan du implementere stærke sikkerhedsfunktioner som kryptering, MFA og DLP for at beskytte din e-mailkommunikation. Ved at vælge RackPeople som din partner kan du få hjælp til at optimere din sikker mail Outlook 365 og sikre, at dine data er beskyttede og i overensstemmelse med lovgivningen. Kontakt os i dag for at få hjælp til at opsætte og administrere din sikker mail Outlook 365. Vi tilbyder skræddersyede IT-outsourcing-løsninger, der sikrer, at din virksomheds e-mailkommunikation er både sikker og effektiv.