Opsætning af sikker mail i Outlook 365: Hvordan du implementerer multifaktorautentificering for at forhindre uautoriseret adgang

I dagens digitale verden er e-mailkommunikation et af de primære kommunikationsværktøjer i enhver virksomhed, og derfor er sikkerhed af yderste vigtighed. Outlook 365, som en del af Microsoft 365-pakken, tilbyder en række kraftfulde funktioner til at beskytte virksomhedens e-mailkommunikation. En af de mest effektive metoder til at sikre din e-mailkommunikation mod uautoriseret adgang er at implementere multifaktorautentificering (MFA).

MFA er en ekstra sikkerhedsforanstaltning, der kræver, at brugeren bekræfter sin identitet ved hjælp af mindst to metoder (noget, du ved, noget du har eller noget du er) før de får adgang til systemet. Denne metode kan beskytte din virksomhed mod phishing-angreb, hacking og andre cybertrusler, som konstant udvikler sig og udgør en alvorlig trussel mod virksomhedens data.

I denne blog vil vi gennemgå, hvordan du kan opsætte en sikker mail i Outlook 365, og hvordan du implementerer multifaktorautentificering for at forhindre uautoriseret adgang til din virksomheds e-mailsystem. Vi vil også diskutere, hvorfor dette er nødvendigt i en tid med øget cyberkriminalitet og hvordan det kan hjælpe med at beskytte dine data.

Hvorfor er sikker mail i Outlook 365 vigtig?

Outlook 365 er en del af Microsoft 365-pakken og bruges af tusindvis af virksomheder verden over som deres primære kommunikationsværktøj. På grund af den store udbredelse og den centrale rolle, som e-mail spiller i forretningskommunikation, er Outlook 365 et attraktivt mål for cyberkriminelle. Angreb som phishing, hacking, og malware er blot nogle af de metoder, som angribere bruger til at få uautoriseret adgang til e-mailkonti.

En af de største trusler mod Outlook 365 er den stigende brug af phishing-angreb, hvor cyberkriminelle forsøger at lokke brugere til at afsløre deres loginoplysninger ved at efterligne legitime e-mails. Hvis en angriber får adgang til en virksomheds e-mailkonto, kan de få fat i følsomme data, misbruge kontoen til at sende svindel-e-mails, eller bruge den som indgang til virksomhedens netværk.

Derfor er det vigtigt at beskytte din Outlook 365 e-mailkonti med flere sikkerhedsforanstaltninger. MFA er en af de mest effektive metoder til at beskytte dine systemer, da det kræver, at brugeren verificerer sin identitet på flere måder, hvilket gør det langt sværere for en angriber at få adgang.

Hvad er multifaktorautentificering (MFA)?

Multifaktorautentificering (MFA) er en sikkerhedsforanstaltning, der kræver, at brugeren bekræfter sin identitet ved hjælp af mindst to af følgende faktorer:

1. Noget, du ved: En adgangskode eller PIN-kode.

2. Noget, du har: En enhed som en smartphone, der modtager en engangskode via SMS eller en autentifikationsapp som Microsoft Authenticator.

3. Noget, du er: Biometriske data som fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse.

MFA er designet til at gøre det langt sværere for uautoriserede personer at få adgang til en brugers konto, selv hvis de har stjålet adgangskoden. Hvis en angriber for eksempel får fat i en brugers adgangskode, vil de stadig ikke kunne få adgang til kontoen uden den anden form for verifikation, som f.eks. en kode sendt til en mobilenhed.

Opsætning af sikker mail i Outlook 365 med MFA

For at sikre din Outlook 365-konto, er der flere skridt, du bør følge. Her er en grundlæggende guide til, hvordan du opsætter en sikker mail og implementerer multifaktorautentificering i Outlook 365:

1. Aktivér Multifaktorautentificering (MFA)

Som administrator i din Microsoft 365-organisation kan du aktivere MFA for alle brugere. Følg disse trin:

1. Gå til Microsoft 365 Admin Center.

2. Under Brugere, vælg Aktive brugere.

3. Find den bruger, du vil aktivere MFA for, og klik på Multifaktorautentificering i menuen til højre.

4. Vælg den ønskede metode for MFA. Du kan vælge at modtage en sms, bruge en autentifikationsapp som Microsoft Authenticator, eller konfigurere biometrisk adgang (som fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse).

2. Aktivér MFA for alle brugere i organisationen

For at sikre, at alle medarbejdere er beskyttet, skal du aktivere MFA for alle brugere. Du kan gøre dette ved hjælp af politikker i Microsoft 365 Admin Center:

1. Gå til Sikkerheds- og overholdelsescenteret.

2. Klik på Betinget adgang og opret en politik, der tvinger alle brugere til at aktivere MFA.

3. Du kan vælge at aktivere MFA for alle brugere i organisationen eller kun for brugere i bestemte grupper.

3. Konfigurér MFA for dine medarbejdere

Når MFA er aktiveret, vil medarbejderne blive bedt om at konfigurere MFA ved deres næste login. De skal vælge deres foretrukne verifikationsmetode og bekræfte deres identitet.

4. Brug betinget adgang for ekstra beskyttelse

Betinget adgang giver dig mulighed for at tilpasse, hvornår MFA er nødvendigt. For eksempel kan du indstille MFA til at blive aktiveret, når en medarbejder logger ind fra et ukendt netværk eller en ny enhed. Dette er et ekstra sikkerhedslag, som beskytter din virksomhed mod usædvanlig aktivitet.

Yderligere sikkerhedsforanstaltninger til opsætning af sikker mail i Outlook 365

Selv med multifaktorautentificering (MFA) aktiveret, er der flere andre vigtige sikkerhedsforanstaltninger, du kan implementere for at beskytte din e-mailkommunikation yderligere. Udover MFA bør du tage yderligere skridt for at forhindre phishing, malware, datalækager og misbrug af følsomme oplysninger. Her er nogle af de mest effektive metoder til at øge sikkerheden af din Outlook 365-mail:

1. Justér sikkerhedsindstillingerne i Outlook 365

For at sikre din e-mailkommunikation bør du også konfigurere og justere forskellige sikkerhedsindstillinger i Outlook 365. Dette kan hjælpe med at forhindre phishing-angreb og sikre, at følsomme oplysninger ikke utilsigtet deles med uautoriserede parter.

Sådan justerer du sikkerhedsindstillinger i Outlook 365:

• Gå til Indstillinger i Outlook 365, og vælg Se alle Outlook-indstillinger.

• Vælg Mail og derefter Junk Email for at konfigurere indstillingerne for spamfiltrering.

• Aktivér filtrering af phishing-e-mails, og sørg for, at alle mistænkelige e-mails håndteres korrekt. Outlook 365 kan automatisk scanne og blokere phishing-e-mails og advarsler om potentielle trusler.

• Skab brugerdefinerede regler og filtre, der automatisk markerer eller fjerner e-mails fra bestemte afsendere, der anses som farlige.

At konfigurere de rette sikkerhedsindstillinger hjælper med at beskytte din indbakke mod spam, phishing og uønsket kommunikation, hvilket reducerer risikoen for cybertrusler.

2. Aktivér Data Loss Prevention (DLP)

Data Loss Prevention (DLP) i Outlook 365 er en vigtig funktion, der hjælper med at beskytte mod utilsigtet eller uautoriseret deling af følsomme oplysninger. DLP sikrer, at vigtige data såsom kreditkortnumre, personlige oplysninger eller forretningshemmeligheder ikke sendes ud af organisationen ved en fejl.

Sådan aktiverer du DLP i Outlook 365:

• Log ind på Microsoft 365 Admin Center.

• Navigér til Security & Compliance og vælg Data Loss Prevention.

• Opret DLP-politikker, der kan opdage og forhindre deling af følsomme data via e-mail. Eksempler på politikker kan inkludere:

  • Identifikation og blokering af deling af personlige identificeringsnumre (PIN), kreditkortnumre eller sociale sikringsnumre.

  • Advarsler til brugere, når de forsøger at sende følsomme oplysninger, og blokering af afsendelsen, hvis politikken kræver det.

Når DLP er aktiveret, kan du beskytte virksomhedens data effektivt og sikre, at ingen utilsigtet sender følsomme oplysninger til de forkerte modtagere.

3. Implementér e-mailkryptering

Kryptering er en essentiel sikkerhedsforanstaltning for at sikre, at kun de tilsigtede modtagere kan læse dine e-mails, selvom de skulle blive opsnappet under transporten. I Outlook kan du implementere kryptering, der gør det muligt at sende beskyttede e-mails både internt og eksternt.

Sådan aktiverer du kryptering i Outlook 365:

1. Gå til Indstillinger i Outlook 365 og vælg Mail > Kryptering.

2. Aktivér Office 365 Message Encryption (OME), som giver dig mulighed for at sende krypterede e-mails både til interne og eksterne modtagere.

3. E-mailkryptering beskytter indholdet af e-mailen og eventuelle vedhæftede filer mod at blive læst af uvedkommende. Kryptering kan aktiveres ved afsendelse af en e-mail, og den kræver ingen speciel software fra modtagerens side. Modtageren skal dog have adgang til at dekryptere e-mailen, hvilket normalt kræver en Microsoft-konto eller en engangskode.

Kryptering beskytter dine e-mailkommunikationskanaler og sikrer, at kun de ønskede modtagere har adgang til følsomme oplysninger, selvom e-mailen skulle blive kompromitteret.

4. Træn dine medarbejdere i sikker e-mailkommunikation

Selvom teknologiske foranstaltninger som MFA, DLP og kryptering er vigtige, er træning af medarbejderne en af de mest effektive måder at sikre, at din e-mailkommunikation forbliver sikker. Medarbejdere, der forstår truslerne og har de nødvendige færdigheder til at håndtere e-mails korrekt, kan hjælpe med at forhindre mange angreb.

Sådan træner du dine medarbejdere:

• Opret sikkerhedstræning: Implementér regelmæssig træning for medarbejdere om emner som phishing, hvordan man identificerer mistænkelige e-mails og den korrekte håndtering af følsomme data.

• Simuleringer af phishing-angreb: Gennemfør regelmæssige simuleringer af phishing-angreb, så medarbejderne kan lære at genkende angreb og undgå at falde for dem. Dette hjælper med at opbygge en kultur af opmærksomhed omkring cybersikkerhed.

• Opdatering af sikkerhedsprotokoller: Sørg for, at dine medarbejdere er opdateret med de nyeste sikkerhedsprotokoller og retningslinjer, som hjælper med at beskytte virksomhedens e-mailkommunikation. Dette inkluderer at sikre korrekt brug af sikkerhedsværktøjer som kryptering og MFA.

En veluddannet arbejdsstyrke er den bedste forsikring mod cyberangreb, da medarbejdere, der er opmærksomme på trusler, kan identificere og reagere hurtigt på sikkerhedsproblemer.

5. Aktivér SPF, DKIM og DMARC

SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), og DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) er e-mailautentificeringsteknologier, der hjælper med at forhindre, at dine e-mails bliver spoofet (falsificeret) og brugt til phishing-angreb.

SPF kontrollerer, om den server, der sender e-mailen, har tilladelse til at sende på vegne af dit domæne, mens DKIM tilføjer en digital signatur til e-mailen, så modtageren kan bekræfte, at den kommer fra en autoriseret afsender og ikke er blevet ændret undervejs. DMARC bygger på SPF og DKIM og giver en politik, der fortæller modtagerens server, hvordan den skal håndtere e-mails, der ikke bestod SPF- eller DKIM-kontrollen.

Hvordan aktiverer du disse teknologier?

1. Konfigurér SPF ved at tilføje en SPF-record til din DNS. Dette vil hjælpe modtagerservere med at kontrollere, om den server, der sender din e-mail, er godkendt af din organisation.

2. Implementér DKIM ved at oprette og publicere en DKIM-record i din DNS. Dette vil sikre, at e-mailen er autentificeret og ikke blevet ændret på vej til modtageren.

3. Aktivér DMARC for at hjælpe med at forhindre misbrug af dit domæne og give dig rapportering om, hvordan dine e-mails bliver behandlet.

Disse autentificeringsteknologier hjælper med at beskytte mod phishing-angreb og e-mailspoofing, hvilket gør det lettere at identificere og forhindre angreb.

6. Monitorér loginforsøg og uautoriseret adgang

Endelig er det vigtigt at overvåge loginforsøg på din Outlook 365-konto for at kunne opdage uautoriserede forsøg på at få adgang. Microsoft 365 Admin Center giver dig detaljeret logning af loginforsøg, som kan hjælpe med at opdage mistænkelig aktivitet.

Hvordan kan du overvåge loginforsøg?

1. Gå til Microsoft 365 Admin Center og vælg Sikkerheds- og overholdelsescenter.

2. Brug Audit log search for at monitorere loginforsøg og advarsler om uautoriseret adgang.

3. Aktivér Azure AD Identity Protection for at få realtidsadvarsler om usædvanlige loginforsøg, såsom login fra usikre netværk eller ukendte enheder.

At have denne overvågning på plads hjælper dig med hurtigt at identificere og reagere på potentielle sikkerhedstrusler, før de kan forårsage skade.

Konklusion

Opsætning af sikker mail i Outlook 365 og implementering af multifaktorautentificering (MFA) er afgørende for at beskytte din virksomhed mod de stadigt voksende cybertrusler. Ved at tage de nødvendige skridt til at sikre din e-mailkommunikation kan du forhindre uautoriseret adgang, datalækager og angreb som phishing og malware.

RackPeople tilbyder ekspertløsninger til implementering af sikkerhedsforanstaltninger i Outlook 365 og kan hjælpe din virksomhed med at beskytte sin e-mailkommunikation. Kontakt os i dag for at få rådgivning om, hvordan vi kan hjælpe med at sikre din IT-struktur og optimere din e-mailhåndtering.