I en verden, hvor digital kommunikation er blevet det primære værktøj til samarbejde og informationsdeling, er det vigtigt for B2B-virksomheder at have en effektiv e-mailløsning. Det er afgørende at have de rette værktøjer til at sikre effektivitet, produktivitet og samarbejde. En af de mest udbredte og pålidelige løsninger på markedet til e-mailhåndtering i erhvervslivet er Office 365 mail. Og med god grund. Office 365 har ikke kun revolutioneret måden, virksomheder håndterer e-mail på, men tilbyder også et væld af funktioner, der går langt ud over blot at sende og modtage e-mails. Platformen tilbyder funktioner, der kan hjælpe med at optimere produktiviteten, forbedre samarbejdet og sikre en mere strømlinet IT-struktur. Platformen er designet til at holde din virksomhed på forkant med de stadigt udviklende digitale krav.
Men som med alle teknologier er det vigtigt at holde sig opdateret med de nyeste funktioner og forbedringer. Office 365 mail (Outlook) er i konstant udvikling og introducerer nye funktioner, der kan gøre din e-mailkommunikation endnu mere effektiv i 2025. I denne blog vil vi udforske de nyeste funktioner i Office 365 mail og give dig praktiske tips til at forbedre din virksomheds produktivitet. Vi vil også vise dig, hvordan RackPeople kan hjælpe dig med at optimere din IT-struktur og udnytte de fulde muligheder af Office 365.
Nye funktioner i Office 365 mail, der øger produktiviteten
1. Forbedret søgning og filtrering
En af de nyeste og mest nyttige funktioner i Office 365 mail er den forbedrede søgefunktion, der gør det muligt for medarbejdere at finde relevante e-mails på en hurtigere og mere præcis måde. I B2B-virksomheder, hvor e-mailmængden kan være enorm, kan det være en udfordring at finde specifik information hurtigt. Den nye søgefunktion giver nu brugerne mulighed for at filtrere e-mails efter flere parametre. Det inkluderer f.eks. afsender, modtager, dato, emne, vedhæftede filer og specifikke ord i e-mails. Dette betyder, at dine medarbejdere kan finde vigtige meddelelser på få sekunder, hvilket sparer både tid og frustration.
En ekstra funktion, der er blevet forbedret, er muligheden for at gemme søgninger og oprette filtre, der automatisk organiserer indkomne e-mails baseret på relevante kategorier. Medarbejdere kan dermed holde deres indbakke organiseret uden at skulle bruge lang tid på manuel sortering.
En effektiv søgefunktion kan gøre en stor forskel i dagligdagen for medarbejderne og sikre, at der ikke går vigtige informationer tabt i en overfyldt indbakke. For virksomheder, der håndterer store mængder e-mail, betyder dette, at medarbejderne kan finde præcise oplysninger hurtigere, hvilket forbedrer den samlede produktivitet.
2. Kalenderintegration og e-mail-samarbejde
Et andet stort fremskridt i Outlook er den forbedrede integration mellem e-mail og kalender. I en travl forretningsverden, hvor både interne møder og eksterne præsentationer er nødvendige, kan Office 365 mail nu synkronisere dine møder og opgaver automatisk. Når du modtager en mødeindkaldelse via e-mail, bliver den automatisk tilføjet til din kalender. Du kan nemt acceptere eller afvise møder direkte fra e-mailen. Den tidsbesparende funktion gør det lettere at holde styr på aftaler uden at skifte mellem forskellige apps eller systemer.
Samtidig gør integrationen af Microsoft Teams det muligt at sende mødeindkaldelser og deltage i virtuelle møder direkte fra din indbakke. Denne type integration betyder, at dine medarbejdere ikke behøver at forlade deres e-mailplatform for at koordinere eller deltage i et møde. Det skaber en mere strømlinet og effektiv arbejdsgang, da alle nødvendige værktøjer er tilgængelige ét sted.
Den øgede integration mellem Office 365 mail, kalenderen og Teams giver virksomheder en samlet platform, hvor alle møder og kommunikation kan håndteres nemt og hurtigt. Denne effektivisering sparer ikke kun tid, men hjælper med at holde arbejdet organiseret og overskueligt.
3. Fokusindbakke: Organisering af e-mails
Fokusindbakken hjælper med at organisere dine e-mails på en måde, der prioriterer de vigtigste beskeder først. Med fokusindbakken adskilles dine mest presserende e-mails fra mindre vigtige meddelelser. Dette hjælper med at reducere støjen i indbakken og forbedre effektiviteten. Denne funktion lærer dine præferencer over tid og sorterer automatisk dine e-mails, så du kan fokusere på det, der virkelig betyder noget.
I en B2B-virksomhed, hvor e-mailtrafikken ofte er høj, hjælper fokusindbakken med at holde orden i indbakken og sikre, at vigtige opgaver ikke bliver overset. Det betyder, at du kan bruge mindre tid på at lede efter vigtige e-mails og mere tid på at fokusere på de opgaver, der er afgørende for virksomhedens fremdrift.
4. Sikkerhed og compliance: Beskyt din virksomhed
I 2025 er sikkerhed og overholdelse af regler en af de største prioriteter for B2B-virksomheder, og Office mail har styrket sine funktioner på dette område. Platformen indeholder avancerede sikkerhedsfunktioner, såsom datakryptering, multifaktorgodkendelse og beskyttelse mod phishing-angreb. Dette hjælper med at beskytte både dine interne data og din e-mailkommunikation.
Outlook giver også bedre compliance-funktioner, der hjælper med at sikre, at din virksomhed overholder de nyeste databeskyttelsesregler, herunder GDPR. Dette gør det lettere for din virksomhed at opretholde høj sikkerhed. Desuden undgår du potentielle juridiske problemer, der kan opstå, hvis data ikke håndteres korrekt.
Ved at implementere de nyeste sikkerhedsfunktioner i Office 365 mail kan din virksomhed minimere risikoen for datalækager og cybertrusler, samtidig med at den opretholder compliance med relevante love og standarder.
5. Automatiserede svar og smart assistent
Med de nye AI-drevne funktioner i Outlook kan du automatisere mange af de opgaver, der tidligere var tidskrævende. For eksempel kan du oprette automatiserede svar, som hurtigt kan besvare standardforespørgsler, eller bruge en smart assistent, der hjælper med at organisere dine e-mails og opgaver.
Denne form for automatisering kan hjælpe medarbejderne med at spare tid og sikre, at vigtige opgaver ikke bliver forsinket. Det betyder også, at medarbejderne kan fokusere på mere komplekse og kreative opgaver i stedet for rutinemæssige svar eller opfølgninger.
6. Nye funktioner i Outlook for Windows
Specifikt for Windows har Microsoft har opdateret Outlook, som nu tilbyder flere funktioner, der gør det lettere at organisere og administrere møder og opgaver. Her er nogle af de nyeste funktioner, der kan hjælpe med at forbedre produktiviteten i din virksomhed:
-
Sortér og søg i deltagere: I den nye event-tracking-funktion kan du nu sortere deltagerne alfabetisk eller søge efter en deltager ved hjælp af deres visningsnavn. Dette gør det lettere at holde styr på, hvem der deltager i møder, og sikrer hurtig adgang til al relevant information.
-
Kopier og download deltagere: I event-tracking-panelet kan du nu kopiere eller downloade deltagerlisten fra kalenderbegivenheden. Dette sparer tid og gør det lettere at holde styr på mødedeltagerne.
-
Mødedetaljer for delte og delegerede kalendere: Delegerede brugere kan nu se mødedetaljerne, herunder den oprindelige kalender, direkte i mødedetaljer-kortet, når de får en mødeindkaldelse. Denne funktion er ideel for teams, der arbejder med delte kalendere, da den giver alle parter den nødvendige information uden at skulle skifte mellem forskellige værktøjer.
-
Auto-læs e-mails med Narrator: For brugere, der har behov for adgang til assistiv teknologi, tilbyder Office mail nu muligheden for at bruge Windows Narrator-værktøjet til automatisk at læse e-mails højt, så snart de åbnes. Dette er en fantastisk funktion for dem, der har synshandicap eller for dem, der ønsker en hands-free oplevelse. Funktionaliteten aktiveres ved at bruge genvejstasten Ctrl+WindowsKey+Enter.
Hvordan Office 365 mail kan øge produktiviteten i 2025
1. Centralisering af kommunikation
Office 365 mail giver ikke kun medarbejdere en effektiv måde at kommunikere internt, men gør det også muligt at kommunikere effektivt med kunder og partnere. En af de største fordele ved at bruge Outlook er dens evne til at centralisere alle former for kommunikation i én platform. Du kan kombinere e-mail, chat, opkald og video i én app, hvilket sparer tid og gør det lettere at samarbejde på tværs af teams og afdelinger.
Ved at samle alle kommunikationskanaler ét sted kan medarbejderne hurtigt finde de nødvendige oplysninger, deltage i virtuelle møder og holde sig opdateret med vigtige beskeder. Denne centralisering betyder, at medarbejderne ikke behøver at skifte mellem apps og kan holde sig fokuseret på deres arbejdsopgaver.
2. Øget samarbejde på tværs af teams
Når teams arbejder sammen, er det vigtigt, at de har de rette værktøjer til at samarbejde effektivt. Office 365 mail er tæt integreret med Microsoft Teams, SharePoint og OneDrive, hvilket gør det muligt for teams at dele dokumenter, samarbejde om projekter og hurtigt finde den information, de behøver. Denne integration skaber en mere strømlinet arbejdsproces, hvor medarbejderne kan arbejde sammen uden at skulle forlade e-mailplatformen.
Teams kan hurtigt kommunikere om opgaver, dele opdateringer og følge op på projekter i realtid. Ved at udnytte integrationen mellem Outlook og andre Microsoft-værktøjer kan du forbedre både kommunikation og produktivitet.
3. Smart tidshåndtering med kalenderintegration
En anden funktion, der hjælper med at forbedre produktiviteten i Outlook, er den smarte kalenderintegration. Ved at synkronisere din e-mail med din kalender kan du nemt planlægge møder og aftaler direkte fra din indbakke. Du kan hurtigt se, hvornår du har tid til møder og få påmindelser om kommende opgaver og deadlines.
Dette sparer tid og hjælper med at organisere arbejdsdagen effektivt. I 2025, hvor mange arbejder på farten eller fra hjemmet, er denne funktion afgørende for at holde sig organiseret og opretholde produktiviteten.
Sådan får du mest muligt ud af Office 365 mail
1. Udnyt de avancerede funktioner
Outlook tilbyder mange funktioner, der kan hjælpe din virksomhed med at arbejde smartere. For eksempel kan du bruge filtre og regler til automatisk at organisere din indbakke, og du kan oprette opgaver og påmindelser direkte fra e-mails. Udnyt disse funktioner for at minimere den tid, der bruges på at administrere indbakken, og for at sikre, at du hurtigt kan få fat på de vigtigste oplysninger.
Sørg for, at dine medarbejdere får træning i, hvordan de kan bruge disse funktioner effektivt. Dette vil ikke kun gøre dem mere produktive, men også reducere den tid, de bruger på at søge efter informationer.
2. Integrér med andre Microsoft-værktøjer
Office 365 mail fungerer bedst, når det er integreret med andre Microsoft-værktøjer som Teams, SharePoint og OneDrive. Sørg for, at alle medarbejdere forstår, hvordan disse værktøjer fungerer sammen. Medarbejderne skal vide, hvordan de kan bruge dem til at dele filer, samarbejde på projekter og holde sig organiseret. Denne integration sparer tid og skaber en mere effektiv arbejdsdag.
3. Sørg for løbende opdatering og sikkerhed
At holde Office 365 mail opdateret er en vigtig del af at opretholde en høj sikkerhed og funktionalitet. Sørg for, at alle opdateringer bliver installeret regelmæssigt, og at der implementeres nødvendige sikkerhedsforanstaltninger som multifaktorgodkendelse. Dette beskytter både din virksomhed og dine medarbejdere mod cybertrusler og hjælper med at sikre, at dine data forbliver sikre.
Din partner i IT-outsourcing og Office 365-løsninger
RackPeople tilbyder IT-outsourcing og support til virksomheder, der ønsker at optimere deres Office 365 mail-løsninger og få mest muligt ud af platformens funktioner. Vi hjælper med at implementere, vedligeholde og optimere Office 365-løsninger, så din virksomhed kan fokusere på det, der betyder mest – at drive forretningen.
Vi specialiserer os desuden i at levere robuste IT-sikkerhedsløsninger til B2B-virksomheder, herunder implementering af sikker mail-løsninger. Hos RackPeople forstår vi vigtigheden af sikkerhed, herunder beskyttelse af følsomme oplysninger.
RackPeople tilbyder også træning og support, der sikrer, at dine medarbejdere bruger de nyeste funktioner effektivt. Vi er eksperter i at implementere IT-løsninger, der er tilpasset din virksomheds behov. Vi arbejder tæt sammen med dig for at sikre, at du får maksimal værdi ud af Office 365 og andre Microsoft-værktøjer.
Kontakt os i dag for at få mere at vide om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at optimere brugen af Office 365 mail og forbedre produktiviteten gennem IT-outsourcing.
