Det er som regel ærgerligt, når en medarbejder stopper. Det kan være trist at miste en god kollega, men er du også IT-ansvarlig, kan du ende med at bruge unødigt meget tid på at sikre, at medarbejderen ikke længere har adgang til virksomhedens systemer, filer og kommunikationskanaler – for det skal klares i en fart, både ift. sikkerhed og licensomkostninger (ingen grund til at betale for noget, I ikke bruger). En god proces for at sige farvel til en medarbejder handler ikke kun om HR, men i høj grad også om IT.
Offboarding handler både om at beskytte din virksomhed og din tidligere kollega
Den bedste forudsætning for en god proces for offboarding er rene linjer. Der må ikke opstå tvivl om, hvorvidt en tidligere medarbejder stadig har adgang til virksomhedens systemer, filer og kommunikationskanaler. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at lukke ned for adgang til enkelte systemer eller filer allerede i opsigelsesperioden. Men under alle omstændigheder skal medarbejderen være koblet af alt, når han eller hun forlader virksomheden. Der skal ikke på nogen måde kunne opstå mistanke mod en tidligere medarbejder, hvis I som virksomhed efterfølgende oplever datalækage eller oplever, at konkurrenten som snuppede medarbejderen fra jer, har viden, de ikke bør have. Med en solid plan for hvordan I kobler en medarbejder af alt fra filer til kommunikationskanaler, kan I komme en eventuel rygtebørs i forkøbet og skærme en tidligere kollega mod uberettiget at blive syndebuk.
God offboarding hænger sammen med god onboarding
Det er vores erfaring, at offboarding-processen hænger tæt sammen med jeres proces for onboarding: Jo bedre onboarding med klokkeklare retningslinjer og procedurer for adgange og rettigheder, desto bedre udgangspunkt for en gnidningsfri offboarding-oplevelse. Allerede fra medarbejderens første arbejdsdag skal du have overblik over hvilke filer, der bliver delt med hvem og hvornår, samtidig med at du har krypteret personlige og følsomme data. Ved at have styr på de adgange og privilegier der blev tildelt i din onboarding, er du et godt skridt i den rigtige retning mod at have styr på din offboarding.
Hvad er din plan for at koble en medarbejder af jeres systemer?
Vi har efterhånden set lidt af hvert, og vi ved hvad, der virker – derfor har vi en køreklar plan for onboarding og offboarding, der kan rulles ud i din virksomhed på meget kort tid. Vores plan omfatter kontrol over adgang til servere, mails, Microsoft 365-tjenester, telefonsystemer, mobile enheder og alt derimellem. Vi ved, hvor vi skal starte, og hvor vi skal slutte, så det bliver en god proces for alle parter. Og så du bedst muligt kan sende din kollega godt videre i sit arbejdsliv.
