Moderne virksomheder kræver en stabil kommunikationsplatform, der passer til både kontorarbejde og fjernarbejde. Mange B2B-organisationer er begyndt at udforske nye værktøjer, der kan forene telefoni, chat og videomøder. I dag er Microsoft Teams & erhvervstelefoni et populært valg. Denne kombination gør det muligt at smelte telefoniløsninger sammen med en digital samarbejdsplatform. Derved får medarbejdere en fleksibel og brugervenlig løsning, uanset om de arbejder hjemme, på kontoret eller er på farten.
Hvorfor er denne løsning så aktuel? For det første er hybridarbejde blevet normalt i mange brancher. Medarbejdere forventer at kunne deltage i møder, håndtere opkald og dele dokumenter, uden at være låst til et fysisk kontor. Microsoft Teams muliggør netop dette. Når Teams kobles med en erhvervstelefoni-løsning, skabes en enhed, der samler alt i ét interface. Det minimerer rod og forenkler kommunikationen. Samtidig kan man spare udgifter, fordi man ikke længere behøver traditionelle telefoniløsninger.
I denne blog vil vi belyse, hvordan Microsoft Teams & erhvervstelefoni kan opfylde en virksomheds krav i en hybrid arbejdsverden. Vi vil se på, hvad der kræves teknisk for at integrere telefoni i Teams, og hvorfor det giver mening for B2B-virksomheder. Desuden vil vi gennemgå, hvordan en stærk IT-outsourcing løsning kan sikre, at alt kører gnidningsfrit. Bloggen er skrevet til dig, der ønsker en bedre forståelse af, hvordan en integreret kommunikationsløsning kan styrke både intern og ekstern kommunikation.
Hvad er Microsoft Teams & erhvervstelefoni i praksis?
Microsoft Teams er en cloud-baseret samarbejdsplatform, der samler chat, videomøder, fillagring og integration med andre Microsoft-værktøjer. Når den kombineres med erhvervstelefoni, åbnes der for at bruge Teams som telefoncentral. Dette gør det muligt at sende og modtage opkald via platformen, både internt og eksternt. Medarbejdere kan bruge Teams, uanset om de er på en computer, tablet eller smartphone. De får adgang til et virtuelt telefonnet, der integrerer med virksomhedens eksisterende telefonnumre eller nye numre, hvis det ønskes.
Hvordan fungerer dette rent teknisk? Typisk gennem en PBX-integration eller via en såkaldt “Direct Routing”-løsning. Det betyder, at Teams taler sammen med en telefoniudbyder. Opkald kan dermed routes direkte over internettet, uden at man behøver en fysisk telefonswitch. For mange virksomheder er dette en stor fordel. Man slipper for at administrere hardware og kabler, og man kan håndtere alt i en skybaseret løsning. Samtidig giver Teams en vis form for uniformitet. Medarbejdere skal ikke åbne flere programmer for at kommunikere. De kan lave chat-beskeder, holde videomøder og ringe op fra ét sted.
Et andet vigtigt aspekt er integrationen med kontaktpersoner og kalendere. Teams kan hente data fra Outlook eller Azure Active Directory, så man hurtigt kan finde kolleger eller kunder. Når alt er samlet i ét system, forenkles arbejdsgangene. Samtidig kan man skabe en bedre kundeoplevelse, fordi alle bruger de samme kanaler. Det mindsker risikoen for misforståelser. For en B2B-virksomhed, der ønsker at opretholde en professionel profil, er dette attraktivt. Det reducerer tekniske barrierer og forbedrer produktiviteten i en travl hverdag.
Hvorfor er hybridarbejde blevet den nye normal?
Mange virksomheder oplever, at medarbejdere og ledelse efterspørger fleksible arbejdsformer. Covid-19-pandemien accelererede denne trend, men den er fortsat bagefter. Medarbejdere vil kunne arbejde hjemmefra et par dage om ugen, eller endda fast, hvis det passer med deres opgaver. Det stiller krav til kommunikationen. En standardtelefon på et kontorbord er ikke tilstrækkelig længere. Folk har brug for at kunne deltage i møder virtuelt, se kollegers status og foretage opkald fra bærbare enheder.
Microsoft Teams & erhvervstelefoni løfter denne udfordring. Ved at bruge Teams kan alle forblive forbundet, selvom de ikke sidder side om side. Der er chatfunktioner, videoopkald og skærmdeling indbygget. Hvis en kunde ringer, kan medarbejderen besvare opkaldet direkte fra Teams, uden at de fysiske afstande betyder noget. For B2B-virksomheder, der ofte opererer internationalt, er dette kritisk. Hybridarbejde giver også mulighed for at tiltrække talenter, der ikke nødvendigvis bor i nærheden af virksomhedens fysiske adresse.
En anden årsag til, at hybridarbejde er populært, er omkostningsbesparelser. Virksomheder kan nøjes med mindre kontorplads, hvis medarbejdere deles om pladser og ikke er der hele tiden. Desuden er medarbejdertilfredshed ofte højere, når folk har frihed til at arbejde, hvor de vil. Italesættelsen af en “work-life balance” er afgørende for at fastholde og tiltrække kvalificerede specialister. Den rette teknologi, som Microsoft Teams, kan understøtte alt dette, men kun hvis man tænker telefoni ind i billedet. Ellers halter den eksterne kommunikation bagud.
Hvilke tekniske komponenter kræves?
For at få Microsoft Teams & erhvervstelefoni til at fungere, skal du sikre nogle få tekniske komponenter. Først skal du have en Microsoft 365-licens, der understøtter Teams-opkald. Ikke alle planer giver ret til at koble telefoni på. Du kan enten vælge Microsofts egen opkaldsplan eller bruge Direct Routing. Sidstnævnte forbinder Teams til en ekstern SIP-trunk, som en teleudbyder stiller til rådighed. Det giver typisk større frihed, fordi du kan vælge en lokal eller international udbyder, der passer bedst til virksomhedens behov.
Dernæst skal du overveje hardware. De fleste medarbejdere bruger måske blot et headset og en pc, mens andre foretrækker en bordtelefon, der er Teams-kompatibel. Der findes telefonmodeller fra flere producenter, som er certificeret til Teams. De integrerer sig problemfrit og viser f.eks. statuslamper for opkald. Nogle har endda touchskærme og mulighed for videomøder direkte fra enheden. Er det nødvendigt for alle medarbejdere at have fysisk udstyr? Eller kan mange klare sig med en softphone? Dette skal du afklare for at spare ressourcer.
Husk også at tjekke netværksopsætningen. Hvis du arbejder i en hybrid model, har folk brug for en stabil internetforbindelse derhjemme. Overvej VPN-løsninger, hvis dine systemer kræver det. Alternativt kan du satse på en ren skybaseret model, hvor alle autentificeres via Azure AD. Igen kommer helpdesk support ind i billedet. De skal kunne vejlede medarbejdere i, hvordan man sætter Teams og telefoni op. Ved større udrulninger kan det kræve planlægning at håndtere brugerkonti, licenser og eventuelle nye telefonnumre.
De vigtigste fordele ved Microsoft Teams & erhvervstelefoni
- En samlet platform for al kommunikation
Med Microsoft Teams & erhvervstelefoni får medarbejdere alt i én platform. De kan chatte, holde videomøder, dele dokumenter og foretage telefonopkald. Det er en mere strømlinet oplevelse end at skulle hoppe mellem forskellige systemer. - Skalerbarhed og fleksibilitet
Har du brug for flere brugere? Eller vil du midlertidigt lukke ned for nogle konti? Cloud-løsninger gør det let at justere antallet af licenser. Det passer til en virksomhed, der vokser, eller som har periodiske projekter. - Forbedret samarbejde og innovation
Når alle medarbejdere har let adgang til kolleger, uanset geografisk placering, forbedres samarbejdsrelationerne. Videomøder kan planlægges spontant, og beslutninger træffes hurtigere. - Mulighed for avancerede opkaldsfunktioner
Microsoft Teams & erhvervstelefoni giver mulighed for kø-funktioner, automatisk omstilling, og integration med CRM. Det gør kundeoplevelsen bedre, fordi du kan strukturere opkaldene mere professionelt. - Lavere omkostninger til infrastruktur
Du slipper for store investeringer i en fysisk telefonswitch. Drift og opdateringer varetages i stor grad af Microsoft eller teleudbyderen. Derved sparer du tid og ressourcer.
Udfordringer og overvejelser
Selvom Microsoft Teams & erhvervstelefoni lyder tillokkende, bør du også være realistisk om udfordringerne. Her er nogle punkter at overveje, før du hopper ud i det:
- Netværkskapacitet
Videomøder og VoIP-opkald kræver en stabil båndbredde. Tjek om din infrastruktur kan håndtere den øgede trafik, særligt hvis mange medarbejdere arbejder hjemmefra. Overvej prioritering af netværkstrafik og eventuelle opgraderinger. - Brugertilpasning og træning
Nogle brugere kan finde det uoverskueligt at skifte fra en fastnettelefon til et softwarebaseret opkaldssystem. Sørg for at tilbyde træning, så alle føler sig trygge ved teknologien. - Kompatibilitet med eksisterende systemer
Har du en ældre PBX-løsning, som skal integreres? Dette kan kræve ekstra planlægning eller eventuelt en hybrid løsning. Kontroller også, om du har brug for specielle licenser i Microsoft 365. - Datasikkerhed og compliance
Husk at sikre, at alle databeskyttelseskrav overholdes. Dette gælder særligt, hvis du optager opkald eller gemmer mødeoptagelser. Overvej, hvor data lagres, og hvem der har adgang. - Valg af teleudbyder og aftale
Ved Direct Routing skal du finde en troværdig udbyder. De skal tilbyde teleaftaler, der passer til dine brugsmønstre og landekrav. For de fleste B2B-virksomheder er forudsigelige omkostninger afgørende.
Integration og helpdesk support: Sådan sikrer du en gnidningsfri drift
Enhver ny løsning kræver løbende vedligeholdelse og support. Derfor bør du have en klar plan for helpdesk support, når du indfører Microsoft Teams & erhvervstelefoni. Supportmedarbejdere skal kunne hjælpe brugere med alt fra opsætning af headsets til fejlfinding af opkaldsproblemer. I større virksomheder kan der være behov for en dedikeret supportlinje eller en ekstern partner.
En mulighed er at kombinere helpdesk support med driftsovervågning. Det betyder, at du kan få besked, før små problemer bliver store. Overvej at outsource denne del, hvis du mangler interne ressourcer. Hos RackPeople kan du få en partner, der ikke blot hjælper med implementeringen, men også med løbende support og rådgivning. Dermed kan du sikre, at de nye løsninger altid fungerer optimalt, og at brugerne er tilfredse.
Når integrationen er på plads, bør du opsætte klare processer for fejlmelding. Brugerne skal vide, om de skal oprette en sag i et ticket-system eller ringe til helpdesk. Klare retningslinjer mindsker forvirring. Det øger også chancen for en hurtig løsning, fordi supporten får alle de nødvendige oplysninger fra starten.
Hvem har størst gavn af Microsoft Teams & erhvervstelefoni?
Microsoft Teams & erhvervstelefoni er relevant for en bred vifte af B2B-virksomheder, men nogle typer har særligt meget at vinde. Det gælder virksomheder med mange kundekontakter, som fx konsulenthuse, IT-leverandører, logistikfirmaer eller salgskontorer. For dem er telefoni en bærende del af forretningen, og de har ofte behov for at kunne ringe eksternt og internt med stor fleksibilitet.
Hybridarbejde spiller også en rolle. Hvis du har medarbejdere, der skifter mellem kontoret og hjemmepladser, er en skybaseret telefoniløsning en stor fordel. De kan tilgå samme nummer og funktioner, uanset hvor de er. Det kan forbedre kundeservicen, fordi kunden altid når den relevante medarbejder på samme nummer.
Endelig kan større internationale virksomheder drage fordel af Teams’ flersprogede interface og globale netværk. Det er let at tilføje brugere i forskellige lande, som alle bruger den samme platform. Samtidig kan en fælles helpdesk support på tværs af tidszoner opretholdes, hvis man vælger at outsource driften.
Fremtiden for Teams og erhvervstelefoni
Microsoft investerer massivt i Teams-økosystemet. Nye funktioner kommer hele tiden til, og integrationerne med eksterne tjenester bliver bedre. Forvent, at kunstig intelligens og automatisering vil spille en rolle fremover. Dette kan for eksempel hjælpe med oversættelse i realtid, mødeopsummeringer eller intelligente chatbots til kundeservice.
Erhvervstelefoni vil formentlig blive endnu mere integreret med CRM-systemer og marketingplatforme. Det betyder, at salgsmedarbejdere får et samlet billede af kundens historik, før de svarer på et opkald. For B2B-virksomheder, der håndterer komplekse kundeporteføljer, er det et stort plus.
Selvom alt dette lyder smart, kræver det planlægning at udnytte. Du skal løbende opdatere din strategi og afsætte ressourcer til nye projekter. Hvis du negligerer udviklingen, risikerer du at sakke bagud i forhold til konkurrenter, der formår at tilbyde en højere grad af digital serviceniveau.
Konklusion
Den hybride arbejdsverden er kommet for at blive, og B2B-virksomheder skal kunne håndtere medarbejdere og kunder, der arbejder på tværs af lokationer. Her er Microsoft Teams & erhvervstelefoni en oplagt løsning, fordi den samler al kommunikation i én platform. Du kan skabe en effektiv infrastruktur, hvor opkald, videomøder og chat er let tilgængelige. Det giver høj produktivitet og tilfredse brugere.
Husk at planlægge teknikken. Du skal sørge for den rette licens, vælge en telefoniudbyder og beslutte, om du har brug for fysisk udstyr. Tænk også på netværk, sikkerhed og eventuelle integrationer med eksisterende systemer. Gør helpdesk support til en kernekomponent i din driftsmodel. Det sikrer, at brugerne altid kan få hjælp og dermed udnytte systemet optimalt. Overvej, om outsourcing kan gøre implementering og vedligehold mere enkel.
Har du brug for hjælp til at indføre Microsoft Teams & erhvervstelefoni, eller ønsker du at outsource dele af din IT-drift? Kontakt RackPeople i dag for at høre mere om vores IT-outsourcing muligheder. Vi kan rådgive om den bedste strategi for din virksomhed og sikre, at du får mest muligt ud af en samlet kommunikationsplatform. I en hybrid arbejdsverden er kommunikation nøglen til succes, og med den rigtige løsning kommer du et skridt foran konkurrenterne.
