Krypteret mail og GDPR: Sådan overholder din virksomhed reglerne

I en verden, hvor data er en af de mest værdifulde ressourcer for både virksomheder og deres kunder, er det blevet mere nødvendigt end nogensinde at beskytte følsomme oplysninger. Når virksomheder sender e-mails med personlige eller følsomme data, er det vigtigt at sikre, at kommunikationen er beskyttet mod uautoriseret adgang. Krypteret mail er en effektiv metode til at sikre, at informationer kun er tilgængelige for de personer, de er beregnet til. Men hvordan sikrer du, at din virksomhed overholder GDPR-reglerne, samtidig med at du beskytter dine data? I denne blog vil vi udforske, hvordan krypteret mail kan hjælpe din virksomhed med at opfylde kravene i GDPR og sikre en højere niveau af datasikkerhed.

Krypteret mail og GDPR: Hvad er forholdet?

GDPR (General Data Protection Regulation) stiller strenge krav til, hvordan virksomheder behandler og beskytter personoplysninger. En af de mest centrale bestemmelser i GDPR er kravet om, at virksomheder skal beskytte persondata mod uautoriseret adgang og datatab. Når det kommer til e-mailkommunikation, er det vigtigt at forstå, at almindelige e-mails ikke altid tilbyder tilstrækkelig beskyttelse af følsomme oplysninger. Dette er, hvor krypteret mail kommer ind i billedet.

Kryptering af e-mails betyder, at indholdet af e-mailen bliver omdannet til en uforståelig kode, som kun den, der har den rette nøgle (f.eks. modtageren), kan læse. Krypteringen sikrer, at selv hvis en e-mail bliver opsnappet af uautoriserede personer under transmissionen, vil indholdet forblive utilgængeligt uden den rette dekrypteringsnøgle. Krypteret mail anvender forskellige krypteringsteknikker, herunder symmetrisk og asymmetrisk kryptering, som gør det muligt at beskytte både selve beskeden og vedhæftede filer. Dette er afgørende for at opretholde GDPRs krav om databeskyttelse og for at sikre, at din virksomhed overholder reglerne.

Hvorfor krypteret mail er vigtigt for GDPR-overholdelse

Krypteret mail hjælper virksomheder med at opfylde flere af de centrale GDPR-krav, herunder:

1. Datasikkerhed: En af GDPRs hovedprincipper er, at persondata skal beskyttes mod uautoriseret adgang. Kryptering beskytter data under overførsel. Når data krypteres, sikrer det, at kun de autoriserede personer, der har den rette dekrypteringsnøgle, kan få adgang til dem. Uden kryptering vil data være lettere at få fat i for cyberkriminelle, hvilket øger risikoen for datalækager. Krypteret mail gør det muligt at sende følsomme oplysninger, som f.eks. personlige oplysninger, økonomiske data og kundens forretningshemmeligheder, uden at bekymre sig om, at de bliver tilgængelige for uvedkommende.
2. Dataintegritet: GDPR kræver, at de data, der sendes, skal forblive intakte og uforandrede under overførsel. Kryptering sikrer, at e-mailen ikke kan ændres under overførslen. Det betyder, at informationer, der sendes via e-mail, ikke kan manipuleres af tredjeparter, hvilket er et vigtigt element i GDPRs krav om dataintegritet. Dette gør det muligt at bevare præcisionen og pålideligheden af den information, der sendes.
3. Ansvarlighed: GDPR kræver, at virksomheder dokumenterer, hvordan de håndterer personoplysninger. Krypteret mail giver en sporbar måde at sikre, at persondata håndteres korrekt. Når data krypteres, kan virksomheden også vise, at de har implementeret en sikker praksis for datatransmission. Det betyder, at du kan dokumentere, at de data, der blev sendt, blev beskyttet mod uautoriseret adgang, og at du tager ansvar for at beskytte persondata i overensstemmelse med lovgivningen.
4. Tredjepartsadgang: En vigtig del af GDPR er at sikre, at kun autoriserede personer får adgang til persondata. Kryptering forhindrer, at tredjeparter får adgang til følsomme oplysninger under e-mailkommunikationen. Hvis en hacker får fat i en e-mail, kan de ikke læse den uden krypteringsnøglen. Kryptering betyder, at kun modtageren med den rette dekrypteringsnøgle kan tilgå oplysningerne. Dette opfylder GDPR’s krav om at minimere risikoen for uautoriseret adgang til persondata.

Hvordan implementerer man krypteret mail i virksomheden?

For at implementere krypteret mail effektivt i din virksomhed og sikre, at du overholder GDPR, er der flere skridt, du kan tage:

1. Vælg den rette krypteringsløsning
   Det første skridt er at vælge en pålidelig krypteringsløsning. Der findes flere løsninger på markedet, både gratis og betalte, som tilbyder e-mailkryptering. De mest populære løsninger inkluderer PGP (Pretty Good Privacy) og S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Begge løsninger tilbyder kryptering af e-mails, men de adskiller sig i forhold til installation og brugervenlighed. PGP er et populært valg blandt små og mellemstore virksomheder, mens S/MIME oftest anvendes af større virksomheder og organisationer, der har behov for en mere robust løsning. Det er vigtigt at vælge en løsning, der passer til din virksomheds størrelse og sikkerhedsbehov.
2. Medarbejderuddannelse
   At implementere krypteret mail kræver, at dine medarbejdere ved, hvordan de bruger det korrekt. Uddannelse og træning er derfor afgørende. Det er vigtigt, at alle, der håndterer følsomme data, forstår, hvordan man sender krypterede e-mails, hvordan man håndterer krypteringsnøgler og hvordan kun autoriserede personer har adgang til e-mails. Uddannelse kan forebygge fejl og misforståelser og sikre, at din virksomhed bruger kryptering korrekt for at overholde GDPR.
3. Integrer kryptering i eksisterende infrastruktur
   Mange moderne e-mailsystemer understøtter krypteringsløsninger som PGP og S/MIME. Det er derfor vigtigt at sikre, at krypteringen er fuldt integreret i din virksomheds eksisterende e-mailinfrastruktur. Dette vil sikre, at kryptering ikke kun er en funktion for udvalgte medarbejdere, men bliver en naturlig del af alle e-mailkommunikationer, der involverer følsomme data.
4. Brug multifaktorautentifikation
   For at øge sikkerheden yderligere anbefales det at implementere multifaktorautentifikation (MFA) i forbindelse med krypterede e-mails. MFA sikrer, at kun autoriserede personer har adgang til krypteringsnøglerne og kan sende krypterede e-mails. MFA gør det sværere for hackere at få adgang til data, da de vil skulle omgå flere sikkerhedslag.

Krypteret mail og GDPR: Hvad skal virksomheder være opmærksomme på?

Selvom krypteret mail er et effektivt værktøj til at beskytte data under overførsel, er der flere aspekter, som virksomheder skal være opmærksomme på, når de implementerer kryptering i deres e-mailkommunikation. Kryptering alene er nemlig ikke nok til at sikre overholdelse af GDPR samt effektivt beskytte følsomme oplysninger. Her er nogle af de vigtigste faktorer, som din virksomhed skal tage højde for:

1. Krypteringsnøgler

En af de største udfordringer ved implementeringen af krypteret mail er håndteringen af krypteringsnøgler. Krypteringsnøgler fungerer som den “lås,” der beskytter indholdet af dine e-mails. Hvis disse nøgler ikke opbevares sikkert, kan det føre til, at den krypterede e-mail bliver tilgængelig for uvedkommende, hvilket kompromitterer datasikkerheden og kan føre til brud på GDPR. Derfor er det vigtigt at:

• Opbevare krypteringsnøgler sikkert
  Krypteringsnøgler bør opbevares i et sikkert og kontrolleret miljø, helst et system, der er designet specielt til at håndtere disse nøgler. For eksempel kan en hardware-sikkerhedsmodul (HSM) bruges til at opbevare nøgler sikkert, hvilket reducerer risikoen for, at de bliver kompromitteret.
• Begrænse adgangen til nøglerne
  Kun de personer, der har behov for at kunne dekryptere e-mails, bør have adgang til krypteringsnøglerne. Hvis flere personer har adgang, øger det risikoen for utilsigtet eller ondsindet eksponering.
• Brug stærk adgangskontrol
  For at sikre, at kun de autoriserede brugere har adgang til nøglerne, bør der implementeres stærk adgangskontrol, som f.eks. multifaktorautentifikation (MFA), hvor flere lag af sikkerhed kræves for at få adgang til krypteringsnøglerne.
• Opdatér og rotér nøgler regelmæssigt
  En god praksis er at rotere krypteringsnøglerne med jævne mellemrum. Hvis en krypteringsnøgle bliver kompromitteret, kan ældre nøgler stadig bruges til at dekryptere e-mails. Regelmæssig rotation af nøgler hjælper med at minimere risikoen for dette.

2. Sikker opbevaring af e-mails

Selv om kryptering beskytter e-mails under overførsel, skal virksomheden også sørge for, at e-mails opbevares sikkert efter modtagelse.

et er afgørende, at virksomheden tager skridt til at beskytte den opbevaring af krypterede e-mails, især når de indeholder følsomme data. Hvis en e-mail indeholder persondata, der er underlagt GDPR, skal den opbevares sikkert for at forhindre, at dataene bliver tilgængelige for uvedkommende. Der er flere aspekter at overveje, herunder:

• Brug af sikre servere
  E-mails, der indeholder krypterede data, skal gemmes på sikre servere, som er beskyttet mod uautoriseret adgang. Det betyder, at serverne skal være placeret på steder med strenge fysiske og digitale sikkerhedsforanstaltninger, såsom firewalls, intrusion detection systems (IDS) og krypterede lagringssystemer.
• Databehandling og adgangskontrol
  Det er vigtigt at have klare politikker for, hvordan krypterede e-mails opbevares og håndteres efter modtagelse. Virksomheden skal sørge for, at kun autoriserede personer kan tilgå opbevarede e-mails, og at dataene ikke kan ændres uden korrekt tilladelse. Implementering af strenge adgangskontrolmekanismer er nødvendigt for at beskytte e-mails under opbevaring.
• Kryptering af opbevaringssystemer
  Sørg for, at alle systemer, der bruges til at opbevare e-mails, også er krypteret. Dette betyder, at selv hvis en hacker får adgang til serverne, vil e-mails stadig være beskyttet mod læsning. Det er også nødvendigt at implementere backup-løsninger, som beskytter mod datatab, samtidig med at de overholder sikkerhedsstandarder.
• Sletning af e-mails
  En vigtig del af databeskyttelsen er korrekt håndtering og sletning af e-mails, når de ikke længere er nødvendige. Ifølge GDPR skal data kun opbevares i den nødvendige periode, og derefter skal de slettes på en sikker måde. Virksomheder bør sikre, at de har procedurer på plads for at slette e-mails korrekt, når de ikke længere er nødvendige.

3. Overholdelse af lovgivning

Kryptering er en af de vigtigste tekniske foranstaltninger, som virksomheder kan bruge til at overholde GDPR, men det er ikke den eneste. For at sikre fuld overholdelse af GDPR, skal virksomheder tage en helhedsorienteret tilgang til databeskyttelse, som omfatter en række andre foranstaltninger og principper:

• Risikovurdering
  Før du implementerer krypteret mail, bør din virksomhed foretage en risikovurdering for at identificere potentielle trusler og sårbarheder. Dette hjælper med at bestemme, hvilke sikkerhedsforanstaltninger der er nødvendige, og hvordan du bedst beskytter persondata. Risikovurderingen skal også omfatte, hvordan krypteret mail passer ind i virksomhedens overordnede datasikkerhedsstrategi.
• Fortrolighedserklæringer og databehandleraftaler
  I henhold til GDPR skal alle, der behandler persondata på vegne af din virksomhed, have underskrevet passende fortrolighedserklæringer og databehandleraftaler. Dette gælder også for eventuelle tredjeparter, som håndterer e-mailsystemer og krypteringsinfrastrukturen. Aftalerne skal sikre, at disse parter overholder alle kravene i GDPR og beskytter dataene korrekt.
• Databehandlingspolitik og procedurer
  Virksomheden skal have klare politikker og procedurer for, hvordan persondata håndteres og beskyttes. Dette inkluderer procedurer for at opretholde sikkerheden ved datatransmission, opbevaring og sletning af e-mails. Det er også nødvendigt at dokumentere, hvordan disse foranstaltninger implementeres og håndteres, så virksomheden kan vise, at de overholder GDPR ved behov.
• Privatlivspolitik og kommunikation med kunder
  Din virksomhed bør sikre, at den har en opdateret privatlivspolitik, der klart beskriver, hvordan persondata bliver indsamlet, opbevaret og beskyttet. Krypteret mail kan være en vigtig del af din virksomheds kommunikation om, hvordan du beskytter kundernes data og overholder GDPR.

Konklusion

Krypteret mail er et nødvendigt værktøj for virksomheder, der ønsker at overholde GDPR og sikre deres kommunikation. Ved at vælge den rette krypteringsløsning, uddanne medarbejdere og integrere kryptering i virksomhedens infrastruktur, kan du beskytte følsomme data og opfylde de krav, som GDPR stiller. Kryptering sikrer, at dine data ikke falder i de forkerte hænder samt hjælper med at opretholde tilliden blandt både kunder og partnere.

Hvis du vil sikre, at din virksomhed overholder GDPR og beskytter dine data effektivt, kan RackPeople hjælpe dig med at implementere de nødvendige IT-sikkerhedsløsninger. Hos RackPeople specialiserer vi os i at levere robuste IT-sikkerhedsløsninger til B2B-virksomheder, herunder implementering af sikker mail-løsninger. Vi forstår vigtigheden af sikkerhed, som at beskytte følsomme oplysninger og sikre, at din virksomhed overholder gældende lovgivning. Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at sikre dine forretningskorrespondancer gennem vores IT-outsourcing tjenester.